Meetingkultur für effiziente B2B-Organisationen

Das wertvollste Gut in deinem Betrieb sind die Mitarbeitenden. Ohne ein qualifiziertes Team, das zusammenarbeitet und auf das du dich verlassen kannst, funktioniert nichts. Doch die besten Mitarbeiter nützen dir nichts, wenn du deine Organisationsstruktur, Unternehmens- und Meetingkultur nicht an die Zukunft anpasst. Was heisst das genau?  

Schaffen einer agilen Unternehmenskultur 

In vielen B2B-Unternehmen im DACH-Raum wird noch nach altbekannten Hierarchien gearbeitet, an deren Spitze der Chef oder die Chefin steht. Er bzw. sie hat die höchste Kompetenz bezüglich aller anstehenden Aufgaben. Darunter befinden sich in der klassisch vertikalen Organisationsstruktur die Abteilungen mit leitenden Personen (Vorgesetzte), die zusammen mit der Geschäftsleitung Strategie, Ziele und Vorgaben entwickeln, da sie am besten wissen, was die nächsten wichtigen Schritte sind. Das wird dem Team anschliessend detailliert aufgetragen, damit die Vorgaben letztlich auch so umgesetzt werden, wie der Vorgesetzte es haben möchte. Dies wird von ihm auch laufend kontrolliert. Weicht ein Mitarbeiter bei der Zielerreichung ab oder zeigt er nicht das gewünschte Verhalten, zeigt der Vorgesetzte ihm in einem kritischen Feedbackgespräch die Konsequenzen auf.  

Je grösser die Unternehmenseinheit ist, umso straffer sind die Strukturen. In einigen Betrieben gibt es  ganze Abteilungen, die sich mit dem  

• Aufstellen von Richtlinien,  
• Verfassen von Arbeitsanweisungen,  
• Optimieren von Arbeitsprozessen,  
• und dem Erstellen von Regeln und Vorschriften,  

Für die Mitarbeitenden an der Basis beschäftigen. Dabei sind viele dieser „Strategen“ in der eigenen Unternehmenskultur weit weg von der Praxis im Tagesgeschäft. 

Dieser klassische Führungsstil ist noch heute in vielen B2B-Unternehmen vorherrschend. Das Problem? Längerfristig wird es ihnen an qualifizierten und engagierten Mitarbeitern fehlen, denn der Kampf um die besten Mitarbeitenden am Markt wird längst nicht mehr über das Abwarten von zufälligen Bewerbungen entschieden. Hochmotivierte Talente suchen sich ihren künftigen Arbeitgeber anhand der herrschenden Unternehmenskultur aus. Sie wollen etwas bewirken und sich einbringen – sie wollen ein Teil des Unternehmens sein. Deshalb tendieren Unternehmen immer mehr zu einer agilen  Führungsmethode.  

Der Trend zu einer agilen Führungsmethode und damit zur agilen Unternehmenskultur hat in den letzten Jahren stark zugenommen – geprägt durch Giganten wie Google, Facebook, Netflix und Co. Doch was genau bedeutet Agilität?

Eine agile Unternehmenskultur ist darauf ausgelegt, dass sich das Unternehmen so schnell wie möglich an Veränderungen und neue Technologien anpassen kann. Kein Unternehmen kann es sich leisten, in einem starren Setting zu verharren. Durch die Zunahme der Komplexität der Aufgaben und das dafür erforderliche Know-how sind Führungskräfte nicht mehr in der Lage, die höchste Kompetenz über die anstehenden Aufgaben zu haben. Es gilt daher, entsprechende Fachkräfte zu rekrutieren und gemeinsam mit ihnen Lösungen zu entwickeln.  

Bei einer agilen Unternehmenskultur geht es also nicht mehr länger um das Aufstellen von Richtlinien und Vorschriften. Führungskräfte definieren lediglich die Leitplanken, innerhalb deren die Mitarbeiter selbst agieren und Entscheidungen treffen können – was nicht nur zeiteffizienter, sondern meist auch effektiver ist, da sie näher am Geschehen sind. Modernes Arbeiten erfolgt in Teams, bei denen jedes Mitglied gleichberechtigt ist und in seinem Fachgebiet Führungsverantwortung übernehmen kann. Das  führt zu mehr Verantwortung und stärkt das Selbstwertgefühl der einzelnen Mitarbeitenden.  

Was kannst du nun konkret tun, um eine agile Unternehmenskultur in deinem Unternehmen zu etablieren? Neben der Schaffung eines Wir-Gefühls durch einfache Kommunikation der Unternehmensidentität und -mission haben sich folgende Tipps als hilfreich erwiesen:  

• Fördere den Mut, Fehler zu machen, wenn neue Ideen entwickelt werden.  
• Neue Gedanken der Mitarbeiter werden wertgeschätzt und nicht kritisiert.  
• Wecke versteckte Talente deiner Mitarbeiter, indem sie ihre Stärken offen zeigen können.
• Übertrage Verantwortung an Mitarbeiter im Rahmen ihrer fachlichen und sozialen Kompetenz. 
• Schaffe Freiraum bei den Themen Arbeitszeit, Eigeninitiative und Vergütung.  

Für die Etablierung einer agilen Unternehmenskultur benötigst du die besten Talente und die motiviertesten Mitarbeiter in deinem Betrieb. Durchleuchte deine Belegschaft, um herauszufinden, wer leistungsstark ist und gute Ideen einbringt. In jedem Unternehmen gibt es Low-Performer, die nur „mitschwimmen“ und manchmal sogar den Antrieb der anderen bremsen. Eine Untersuchung zeigte beispielsweise, dass ein Einziger die Gesamtleistung des Teams um bis zu 40 % vermindern kann (Hastings & Meyer, 2020).

Im Gegensatz dazu spornen sich leistungsstarke Mitarbeitende gegenseitig an, um noch mehr für das  Team zu erwirtschaften. Das zeigte sich beispielsweise eindrücklich bei Netflix.  

Beispiel: Der Netflix-Ansatz  

Netflix war im Zuge der Wirtschaftskrise nach dem Platzen der Dotcomblase gezwungen, sich von einem Drittel seiner Belegschaft zu trennen. Dabei wurden weniger talentierte Mitarbeitende entlassen. Zur Überraschung des Managements stellte sich anschliessend heraus: Mit Zunahme der Leistungsdichte der verbliebenen Mitarbeitenden im Betrieb wurde der Konzern schneller und erfolgreicher. Leistungsstarke Mitarbeiter entwickeln sich am besten in einer Umgebung mit hoher Talentdichte.  

Bei Netflix profitieren Mitarbeiter von folgenden drei Vorteilen:  

• Unbegrenzter Urlaub  
• Gehälter, die weit über dem Durchschnitt liegen  
• Keine Spesenrichtlinien für Mitarbeitende 

Was zunächst sehr verlockend klingt, hat allerdings auch seine Kehrseite: Nach dem Grundsatz, dass Klasse besser ist als Masse, wird bei Netflix permanent überprüft, ob alle Positionen im Betrieb noch mit den besten Mitarbeitern besetzt sind. Dabei stellen sich Führungskräfte die Frage, ob sie versuchen würden einen Mitarbeiter bei einer eigenen Kündigung umzustimmen oder nicht. Wird diese Frage mit „Nein“ beantwortet, erfolgt umgehend die Trennung von der entsprechenden Person. Das klingt zwar hart, hat aber auch seine Berechtigung. Warum Mitarbeiter länger beschäftigen, wenn sie ihre Leistung nicht bringen?  

Ob der Netflix-Weg für dein Unternehmen ebenfalls sinnvoll ist, musst du natürlich selbst abwägen. Wir plädieren aber dafür, eine moderne, agile Unternehmenskultur zu schaffen, bei der alte Strukturen und Hierarchieebenen der Vergangenheit angehören. Es ist wichtig, den Mitarbeitenden mehr Freiraum und Verantwortung für ihr Handeln zu übertragen. Nur so wird es dir gelingen, hochmotivierte Talente am Arbeitsmarkt für deinen Betrieb zu begeistern. Nach dem Motto „Klasse statt Masse“ ist es entscheidend, die besten Player für die Position in deiner Unternehmung zu finden,

Wie schaffst du eine Meetingkultur im Unternehmen?

Meetings: Der Herzschlag des Unternehmens  

Der Erfolg eines jeden B2B-Unternehmens basiert allerdings nicht nur auf einer agilen Führungsmethode und Unternehmenskultur, sondern auch auf kontinuierlichem Austausch und zielführender Kommunikation. Nur so lassen sich zeitnah notwendige Anpassungen vornehmen und Erfolge beurteilen. Für den Aufbau einer Meetingkultur sind deshalb regelmässige Meetings zwingend erforderlich. Um diese so effizient wie möglich zu gestalten, bedarf es einer festgelegten Struktur. Gelungene Meetings benötigen einen Rhythmus, einen treibenden Motor sowie Prozessdisziplin. Leider lässt sich in der Arbeitspraxis immer wieder beobachten, dass Meetings zu häufig, gar nicht, halbherzig oder strukturlos durchgeführt werden. Zeit, dass du das änderst!  

Es gibt verschiedene Arten von Meetings, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen:  

(Daily) Stand-up: Unter diesem Meeting versteht man eine kurze Zusammenkunft im Stehen. Innerhalb weniger Minuten werden die wichtigsten Tagesthemen besprochen. Da Stehen wesentlich unkomfortabler ist als Sitzen, wird vermieden, dass sich das Meeting unnötig in die Länge zieht.  

(Weekly) Team-Meeting: In diesem Meeting kommt das gesamte Team zusammen – am besten wöchentlich und gleich zu Wochenbeginn. Im Team-Meeting sollten kurz die wichtigsten Ereignisse der vergangenen Woche besprochen und die Prioritäten der kommenden festgelegt werden.  

One-on-One-Meeting: Hierbei handelt es sich um ein kurzes „Vier-Augen“-Meeting zwischen Teamleiter und Mitarbeiter, welches für Updates bzw. Feedbacks genutzt wird. Unter anderem wird besprochen, ob man sich (noch) auf dem richtigen Kurs befindet. Gegebenenfalls muss der Fokus angepasst oder geschärft werden.  

Unternehmensmeeting: Unternehmensmeetings werden häufig im Zweiwochentakt durchgeführt. Hierbei kommen alle Abteilungen zusammen und bringen sich gegenseitig auf den neuesten Stand. So erfährt jeder, welche Aufgaben in den kommenden 14 Tagen in den verschiedenen Abteilungen anfallen und wie man sich gegenseitig unterstützen und ergänzen kann. Diese abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stärkt das „Wir-Gefühl“.  

Du musst nicht zwingend alle genannten Meetings in deinem Unternehmen durchführen. Es gilt der Grundsatz: So wenige Meetings wie möglich, so viele wie nötig. Überlege stets, wie du Themen bündeln kannst. Ausserdem müssen Meetings nicht (mehr) zwingend in Präsenz stattfinden. Videomeetings via Zoom, Teams und anderen Tools sind mittlerweile fest im B2B-Alltag etabliert.  

Wie ist das ideale Meeting aufgebaut?  

Im B2B hat sich die Level-10-Meeting-Agenda bewährt, welche speziell auf Führungskräfte in B2B-Unternehmen zugeschnitten wurde. Bei „Level 10“ handelt es sich um wöchentliche Teammeetings, die 90 Minuten in Anspruch nehmen. Im Hauptteil des Meetings konzentriert man sich auf die drei wichtigsten aktuellen Probleme und Fragestellungen des Unternehmens. Auf diese Weise wird vermieden, sich in nebensächliche Diskussionen zu verstricken. Allerdings sind die angesetzten 90 Minuten nicht für jedes Unternehmen realistisch und sinnvoll – entsprechend kann die Dauer auch  gekürzt werden.  

Folgende Struktur hat sich bei Teammeetings besonders bewährt:  

• Kurzer Check-in: Beginne das Meeting mit einem positiven Einstieg. Was lief in der vergangenen Woche besonders gut?  
• Review: Kurzer Überblick über die wichtigsten KPIs. 
• Prioritäten der aktuellen Woche: Woran werden wir kommende Woche arbeiten? 

Wichtig: Jeder Beteiligte sollte sich zu jedem Punkt äussern. Um den zeitlichen Rahmen nicht zu sprengen und maximale Effektivität zu gewährleisten, ist es daher wichtig, dass nur relevante Personen am Meeting teilnehmen. Um Meetings effizienter zu gestalten, ist Regelmässigkeit von elementarer Bedeutung. Du wirst schnell feststellen, dass es immer kleinere oder grössere Tagesordnungspunkte zu besprechen gibt. Zu warten, bis sich grosser Klärungsbedarf anhäuft, ist kontraproduktiv.